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Bylaws of "Ceija Stojka International Association"

Statuten

§1 Name, Sitz und Tätigkeitsbereich

(1)Der Verein führt den Namen „Ceija Stojka International Association- Verein zur Förderung,Erhaltung und Vermittlung des Werks von Ceija Stojka".

(2)Er hat seinen Sitz in Wien und erstreckt seine Tätigkeit auf die ganze Welt.

(3)Die Errichtung von Zweigvereinen ist beabsichtigt.

§2 Zweck

Der Verein ist nicht auf Gewinn ausgerichtet und verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne der §§ 34 ff BAO:

Bekanntmachung und Erhaltung des künstlerischen Erbes von Ceija Stojka.

§3 Mittel zur Erreichung des Vereinszwecks

(1)Der Vereinszweck soll durch die in den Abs. 2 und 3 angeführtenideellen und materiellen Mittel erreicht werden.

(2)Als ideelle Mittel dienen:

  • Archivierung und Konservierung des künstlerischen Nachlasses von Ceija Stojka
  • Durchführung und Beratung von Ausstellungen mit Werken von Ceija Stojka und anderen Künstler.innen im Themenbereich
  • Beratung von Einzelpersonen und Organisationen
  • Teilnahme an diskursiven Veranstaltungen (Vorträge, Diskussionsbeiträge, Moderation)
  • Durchführung von Forschungsprojekten und Studien
  • Durchführung von Projekten 
  • Durchführung von Recherchearbeiten zur Vorbereitung von Projekten
  • Berichterstattung in elektronischen Medien (TV, Radio), Print- und Online-Publikationen, Konferenzen, Informationsveranstaltungen, Ausstellungen
  • Produktion, Herausgabe, Verlag und Vertrieb von Publikationen, Medien und Medieninhalten
  • Lobbyarbeit
  • Website, soziale Medien
  • Projektkooperationen mit Organisationen, die ähnliche Ziele verfolgen. 

Der Verein ist berechtigt, sich weisungsgebundener Erfüllungsgehilf_innen und entgeltlicher Leistungen anderer zu bedienen, sowie im Sinne des§ 40a Z 1 BAO Mittel weiterzugeben, sofern auf diese Weise der Vereinszweck besser erreicht werden kann. Der Verein kann auch fürandere als Erfüllungsgehilfe tätig werden, sofern dadurch der Vereinszweck besser erreicht werden kann.  

 (3)Die erforderlichen materiellen Mittel sollen aufgebracht werdendurch:

  • Spenden, Sammlungen
  • Unterstützung durch Privatpersonen und Unternehmungen
  • Erträge aus Veranstaltungen und vereinseigenen Tätigkeiten
  • Verkäufe vereinseigener Publikationen
  • Subventionen und Zuwendungen der öffentlichen Hand
  • Sponsoring und Werbeeinnahmen
  • Mitgliedsbeiträge
  • Einnahmen aus Publikationsaktivitäten, Websites und Facebook
  • Vermächtnisse und Schenkungen
  • sonst. Zuwendungen

§4 Arten der Mitgliedschaft

(1)Die Mitglieder des Vereins gliedern sich in ordentliche,außerordentliche und Ehrenmitglieder.

(2)Ordentliche Mitglieder sind jene, die sich voll an der Vereinsarbeitbeteiligen. Außerordentliche Mitglieder sind solche, die die Vereinstätigkeit vor allem durch Zahlung eines erhöhten Mitgliedsbeitrages fördern. Ehrenmitglieder sind Personen, die wegen besonderer Verdienste um den Verein dazu ernannt werden.

§5 Erwerb der Mitgliedschaft

(1)Mitglieder des Vereins können physische sowie juristische Personen werden.

(2)Über die Aufnahme von ordentlichen und außerordentlichenMitgliedern entscheidet der Vorstand. Die Aufnahme kann ohne Angabevon Gründen verweigert werden. Biszur Entstehung des Vereins erfolgt die vorläufige Aufnahme vonordentlichen und außerordentlichen Mitgliedern durch dieVereinsgründer, im Fall eines bereits bestellten Vorstands durchdiesen. Diese Mitgliedschaft wird erst mit Entstehung des Vereinswirksam. Wird ein Vorstand erst nach Entstehung des Vereins bestellt,erfolgt auch die (definitive) Aufnahme ordentlicher undaußerordentlicher Mitglieder bis dahin durch die Gründer desVereins. 

(3)Die Ernennung zum Ehrenmitglied erfolgt auf Antrag des Vorstandesdurch die Generalversammlung.

§6 Beendigung der Mitgliedschaft

(1)Die Mitgliedschaft erlischt durch Tod, bei juristischen Personen durch Verlust der Rechtspersönlichkeit, durch freiwilligen Austritt und durch Ausschluss.

(2)Der Austritt kann nur per 31. Dezember jeden Jahres erfolgen. Er muss dem Vorstand mindestens einen Monat vorher schriftlich mitgeteilt werden. Erfolgt die Anzeige verspätet, so ist sie erst zum nächsten Austrittstermin wirksam. Für die Rechtzeitigkeit ist das Datum der Postaufgabe maßgeblich.

(3)Der Vorstand kann ein Mitglied ausschließen, wenn dieses trotz zweimaliger schriftlicher Mahnung unter Setzung einer angemessenen Nachfrist länger als sechs Monate mit der Zahlung allfälligerMitgliedsbeiträge im Rückstand ist. Die Verpflichtung zur Zahlung der fällig gewordenen Mitgliedsbeiträge bleibt davon unberührt.

(4)Der Ausschluss eines Mitgliedes aus dem Verein kann vom Vorstand auch wegen grober Verletzung anderer Mitgliedspflichten und wegen unehrenhaften Verhaltens verfügt werden.

(5)Die Aberkennung der Ehrenmitgliedschaft kann aus den in Abs. 4 genannten Gründen von der Generalversammlung über Antrag des Vorstandes beschlossen werden.

§7 Rechte und Pflichten der Mitglieder

(1)Die Mitglieder sind berechtigt, an allen Veranstaltungen des Vereinesteilzunehmen und die Einrichtungen des Vereins zu beanspruchen. DasStimmrecht in der Generalversammlung sowie das aktive und passiveWahlrecht stehen den ordentlichen Mitgliedern und denEhrenmitgliedern zu.

(2)Jedes Mitglied ist berechtigt, vom Vorstand die Ausfolgung der Statuten zu verlangen.

(3)Mindestens ein Zehntel der Mitglieder kann vom Vorstand die Einberufung einer Generalversammlung verlangen.

(4)Die Mitglieder sind in jeder Generalversammlung vom Vorstand über dieTätigkeit und finanzielle Gebarung des Vereins zu informieren. Wenn mindestens ein Zehntel der Mitglieder dies unter Angabe von Gründenverlangt, hat der Vorstand den betreffenden Mitgliedern eine solche Information auch sonst binnen vier Wochen zu geben.

(5)Die Mitglieder sind vom Vorstand über den geprüften Rechnungsabschluss (Rechnungslegung) zu informieren. Geschieht dies in der Generalversammlung, sind die Rechnungsprüfer einzubinden

(6)Die Mitglieder sind verpflichtet, die Interessen des Vereins nachKräften zu fördern und alles zu unterlassen, wodurch das Ansehen und der Zweck des Vereins Abbruch erleiden könnte. Sie haben die Vereinsstatuten und die Beschlüsse der Vereinsorgane zu beachten. Die ordentlichen und außerordentlichen Mitglieder sind zur pünktlichen Zahlung einer allfälligen Beitrittsgebühr sowie allfälliger Mitgliedsbeiträge in der von der Generalversammlung beschlossenen Höhe verpflichtet.

§8 Vereinsorgane

Organe des Vereines sind die Generalversammlung (siehe § 9 und § 10), der Vorstand (siehe § 11 bis § 13), die Rechnungsprüfer_innen (siehe §14) und das Schiedsgericht (siehe § 15).

§9 Die Generalversammlung

(1)Die ordentliche Generalversammlung findet alle vier Jahre statt.

(2)Eine außerordentliche Generalversammlung findet auf Beschluss des Vorstandes, der ordentlichen Generalversammlung oder auf schriftlichen Antrag von mindestens einem Zehntel der Mitglieder oder auf Verlangen der Rechnungsprüfer_innen binnen vier Wochen statt.

(3)Sowohl zu den ordentlichen wie auch zu den außerordentlichen Generalversammlungen sind alle Mitglieder mindestens zwei Wochen vor dem Termin schriftlich, mittels Telefax oder per e-Mail (an die vom Mitglied dem Verein bekannt gegebene Fax-Nummer oder e-Mail Adresse einzuladen. Die Anberaumung der Generalversammlung hat unter Angabeder Tagesordnung zu erfolgen. Die Einberufung erfolgt durch denVorstand.

(4)Anträge zur Generalversammlung sind mindestens drei Tage vor demTermin der Generalversammlung beim Vorstand schriftlich einzureichen.

(5)Gültige Beschlüsse - ausgenommen solche über einen Antrag auf Einberufung einer außerordentlichen Generalversammlung - können nur zur Tagesordnung gefasst werden.

(6)Bei der Generalversammlung sind alle Mitglieder teilnahmeberechtigt. Stimmberechtigt sind die ordentlichen Mitglieder und die Ehrenmitglieder. Jedes Mitglied hat eine Stimme. Juristische Personenwerden durch eine_n Bevollmächtigte_n vertreten. Die Übertragung des Stimmrechtes auf ein anderes Mitglied im Wege einer schriftlichen Bevollmächtigung ist zulässig.

(7)Die Generalversammlung ist ohne Rücksicht auf die Anzahl der Erschienenen beschlussfähig.

(8)Die Wahlen und die Beschlussfassungen in der Generalversammlungerfolgen in der Regel mit einfacher Stimmenmehrheit. Beschlüsse, mit denen das Statut des Vereines geändert oder der Verein aufgelöst werden soll, bedürfen jedoch einer qualifizierten Mehrheit von zwei Dritteln der abgegebenen gültigen Stimmen.

(9)Den Vorsitz in der Generalversammlung führt ein im Vorhinein vom Vorstand definiertesMitglied des Vorstands, in dessen bzw. deren Verhinderung sein_e/ihre ebenfalls im Vorhinein vom Vorstand bestimmte Stellvertreter_in. 

§10 Aufgabenkreis der Generalversammlung

Der Generalversammlung sind folgende Aufgaben vorbehalten:

  • Beschlussfassung über den Voranschlag; 
  • Entgegennahme und Genehmigung des Rechenschaftsberichtes und des Rechnungsabschlusses;
  • Wahl, Bestellung und Enthebung der Mitglieder des Vorstandes und der Rechnungsprüfer_innen; Genehmigung von Rechtsgeschäften zwischen Vorstandsmitgliedern und Rechnungsprüfer_innen mit dem Verein;
  • Entlastung des Vorstandes;
  • Festsetzung der Höhe einer allfälligen Beitrittsgebühr und allfälliger Mitgliedsbeiträge für ordentliche und für außerordentliche Mitglieder;
  • Verleihung und Aberkennung der Ehrenmitgliedschaft;
  • Beschlussfassung über Statutenänderungen und die freiwillige Auflösung des Vereines;
  • Beratung und Beschlussfassung über sonstige auf der Tagesordnung stehende Fragen.

§11 Der Vorstand

(1) Der Vorstand besteht aus mindestens zwei Mitgliedern.

(2)Der Vorstand wird von der Generalversammlung gewählt. Der Vorstand hat bei Ausscheiden eines gewählten Mitgliedes das Recht, an seine Stelle ein anderes wählbares Mitglied zu kooptieren, wozu die nachträgliche Genehmigung in der nächstfolgenden Generalversammlung einzuholen ist. Fällt der Vorstand ohne Selbstergänzung durch Kooptierung überhaupt oder auf unvorhersehbar lange Zeit aus, ist jede_r Rechnungsprüfer_in verpflichtet, unverzüglich eine außerordentliche Generalversammlung zum Zweck der Neuwahl einesVorstandes einzuberufen. Sollten auch die Rechnungsprüfer_innenhandlungsunfähig oder nicht vorhanden sein, hat jedes ordentliche Mitglied, das die Notsituation erkennt, unverzüglich die Bestellung eines Kurators/einer Kuratorin beim zuständigen Gericht zu beantragen, der/die umgehend eine außerordentlicheGeneralversammlung einzuberufen hat.

(3)Die Funktionsdauer des Vorstandes beträgt vier Jahre. Eine Wiederwahl ist möglich. 

(4)Der Vorstand wird von einem vomVorstand im Vorhinein definierten Mitglied schriftlich oder mündlich einberufen. Ist diese/r auf unvorhersehbar lange Zeitverhindert, darf jedes sonstige Vorstandsmitglied den Vorstandeinberufen.

(5)Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn alle seine Mitgliedereingeladen wurden und mindestens zwei Mitglieder anwesend sind.

(6)Der Vorstand fasst seine Beschlüsse mit einfacher Stimmenmehrheit. Besteht der Vorstand nur aus zwei Personen oder nehmen nur zwei Mitglieder des Vorstands ander Sitzung des Vorstands teil, so fasst es seine Beschlüsseeinstimmig.

(7)Den Vorsitz führt einvom Vorstand bestimmtes Mitglied des Vorstands, im Falle seiner/ihrer Verhinderung sein/e/ihr/e Strellvertreter/in. 

(8)Außer durch den Tod und Ablauf der Funktionsperiode erlischt die Funktion eines Vorstandsmitgliedes durch Enthebung (siehe § 11 Abs.9) und Rücktritt (siehe § 11 Abs. 10).

(9)Die Generalversammlung kann jederzeit den gesamten Vorstand odereinzelne seiner Mitglieder entheben. Die Enthebung tritt mit Bestellung des neuen Vorstandes bzw. Vorstandsmitgliedes in Kraft.

(10)Die Vorstandsmitglieder können jederzeit schriftlich ihren Rücktritterklären. Die Rücktrittserklärung ist an den Vorstand, im Falledes Rücktrittes des gesamten Vorstandes an die Generalversammlung zurichten. Der Rücktritt wird erst mit Wahl bzw. Kooptierung (siehe §11 Abs. 2) eines Nachfolgers/einer Nachfolgerin wirksam.

§12 Aufgabenkreis des Vorstandes

Dem Vorstand obliegt die Leitung und die Führung der laufenden Geschäfte des Vereines. Er ist das „Leitungsorgan“ im Sinne des Vereinsgesetzes 2002. Ihm kommen alle Aufgaben zu, die nicht durch die Statuten einem anderen Vereinsorgan zugewiesen sind. In seinen Wirkungsbereichfallen insbesondere folgende Angelegenheiten:

  • Erstellung des Jahresvoranschlages sowie Abfassung des Rechenschaftsberichtes und des Rechnungsabschlusses;
  • Vorbereitung der Generalversammlung;
  • Einberufung der ordentlichen und der außerordentlichen Generalversammlung;
  • Verwaltung des Vereinsvermögens;
  • Information der Vereinsmitglieder über die Vereinstätigkeit, die Vereinsgebarung und den geprüften Rechnungsabschluss;
  • Aufnahme und Ausschluss von Vereinsmitgliedern;
  • Aufnahme und Kündigung von Angestellten des Vereines.
  • Der Vorstand kann eine Person mit der Führung der laufenden Geschäfte betrauen, diese ist von in § 13 Abs. 1 genannten Personen mit den notwendigen Vollmachten auszustatten.
  • Beschlussfassung über Beteiligungen an Kapitalgesellschaften

§13 Besondere Obliegenheiten einzelner Vorstandsmitglieder

(1)Der Vorstand vertritt den Verein nach außen. Schriftliche Ausfertigungen des Vereines bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Unterschriften aller Mitglieder des Vorstands. Aktivitäten in Geldangelegenheiten (=vermögenswerte Dispositionen) bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Unterschriften aller Mitglieder des Vorstands. Rechtsgeschäfte zwischen einem Vorstandsmitglied und dem Verein (Insichgeschäfte)bedürfen zu ihrer Gültigkeit außerdem der Genehmigung der anderen daran nicht beteiligten Vorstandsmitglieder. Wenn das Geschäft für alle Mitglieder des Vorstands ein Insichgeschäft darstellt, ist die Zustimmung der Generalversammlung erforderlich.

(2)Rechtsgeschäftliche Bevollmächtigungen, den Verein nach außen zuvertreten bzw. für ihn zu zeichnen, können ausschließlich von denin § 13 Abs.1 genannten Funktionär_innen erteilt werden.

(3)Bei Gefahr im Verzug ist der Vorstandberechtigt, auch in Angelegenheiten, die in den Wirkungsbereich der Generalversammlung fallen, unter eigener Verantwortung selbständig Anordnungen zu treffen; diese bedürfen jedoch der nachträglichen Genehmigung durch das zuständige Vereinsorgan.

(4)Das im Vorhinein vom Vorstands definierte Mitglied des Vorstands führt den Vorsitz in der Generalversammlung und im Vorstand, im Falle seiner/ihrerVerhinderung sein/e bzw. ihre ebenfalls vom Vorstand im Vorhinein bestimmte Stellvertreter/in.

§14 Die Rechnungsprüfer_innen

(1)Die zwei Rechnungsprüfer_innen werden von der Generalversammlung für die Dauer von vier Jahren bestellt. Eine Wiederbestellung ist möglich.

(2)Den Rechnungsprüfer_innen obliegen die laufende Geschäftskontrolle und die Überprüfung des Rechnungsabschlusses. Sie haben der Generalversammlung über das Ergebnis der Überprüfung zu berichten.

(3)Im Übrigen gelten für die Rechnungsprüfer_innen die Bestimmungenüber die Bestellung, die Abwahl und den Rücktritt der Organesinngemäß (§ 11 Abs. 3, 8, 9 und 10 letzter Satz).

§15 Das Schiedsgericht

(1)Zur Schlichtung von allen aus dem Vereinsverhältnis entstehenden Streitigkeiten ist das vereinsinterne Schiedsgericht berufen.

(2)Das Schiedsgericht setzt sich aus drei ordentlichen Vereinsmitgliedern zusammen. Es wird derart gebildet, dass ein Streitteil dem Vorstand ein Mitglied als Schiedsrichter schriftlich namhaft macht. Über Aufforderung durch den Vorstand binnen siebenTagen macht der andere Streitteil innerhalb von 14 Tagen seinerseitsein Mitglied des Schiedsgerichtes namhaft. Nach Verständigung durch den Vorstand innerhalb von sieben Tagen wählen die namhaft gemachten Schiedsrichter_innen binnen weiterer 14 Tage ein drittes ordentliches Mitglied zum/zur Vorsitzenden des Schiedsgerichtes. Bei Stimmengleichheit entscheidet unter den Vorgeschlagenen das Los.

(3)Das Schiedsgericht fällt seine Entscheidung bei Anwesenheit aller seiner Mitglieder mit einfacher Stimmenmehrheit. Es entscheidet nachbestem Wissen und Gewissen. Seine Entscheidungen sind vereinsinternendgültig.

§16 Auflösung des Vereines

(1)Die freiwillige Auflösung des Vereines kann nur in einer Generalversammlung und nur mit Zweidrittelmehrheit der abgegeben engültigen Stimmen beschlossen werden.

(2)Diese Generalversammlung hat auch – sofern Vereinsvermögenvorhanden ist – über die Abwicklung zu beschließen. Insbesondere hat sie eine/n Abwickler/in zu berufen und Beschluss darüber zufassen, wem dieser das nach Abdeckung der Passiven verbleibende Vereinsvermögen zu übertragen hat.

(3)Bei Auflösung des Vereines oder bei Wegfall des bisherigenbegünstigten Vereinszweckes ist das nach Abdeckung der Passivaverbleibende Vereinsvermögen für gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke im Sinne der §§ 34 ff Bundesabgabenordnung zu verwenden.Soweit möglich und erlaubt, soll es dabei Institutionen zufallen, die gleiche oderähnliche Zwecke wie dieser Verein verfolgen.  

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§1 Name, registered office, and areas of activities

(1)The name of the Association shall be "Ceija Stojka International Association - Association for the Promotion, Preservation, and Communication of the Work of Ceija Stojka".

(2)The Association shall have its registered office in Vienna, Austria, and shall extend its activities throughout the world.

(3)The Association intends to establish branch associations connected with the Association.

§2 Purpose

The Association is a non-profit organisation and promotes exclusively and directly charitable activities in accordance with the provisions of §§ 34 ff BAO with the following purpose:

To publicise and preserve the artistic legacy of Ceija Stojka.

§3 Means to achieve the purpose of the Association

(1)The purpose of the Association shall be achieved by the non-material and material means listed in Paragraphs (2) and (3) below.

(2)The following shall serve as non-material means:

  • Archiving and conserving Ceija Stojka's artistic estate
  • Organising and advising on exhibitions of works by Ceija Stojka and other artists in the subject area
  • Advising individuals and organisations
  • Participating in discursive public events (lectures, discussion contributions, moderation)
  • Realizing research projects and studies
  • Realizing related projects
  • Carrying out research work in preparation for projects
  • Reporting in electronic media (TV, radio), print and online publications, conferences, information events, exhibitions
  • Producing, editing, publishing, and distributing  publications, media and media content
  • Non-political lobbying work
  • Maintaining the website and social media platforms
  • Cooperating on projects with organisations that pursue similar goals.

The Association is authorised to make use of subcontractors  and the paid services of others per instructions of the Association, as well as to pass on funds in accordance with the provisions of § 40a Z 1 BAO, provided that the purpose of the Association can be better achieved by such services. The Association may also act as a sub-contractor for others, provided that the purpose of the Association can be better achieved by theses services.

(3)The necessary material resources shall be raised through

  • Donations, contributions
  • Support from private individuals and companies
  • Income from events and the Association's own activities
  • Sales of the Association's own publications
  • Subsidies and grants from the public sector
  • Sponsorship and advertising revenue
  • Membership fees
  • Income from publication activities, websites, and social media
  • Bequests and donations
  • Other kinds of contributions

§4 Types of membership

(1)Members of the Association are divided into Regular Members, Extraordinary Members, and Honorary Members.

(2)Regular Members are individuals who participate fully in the work of the Association. Extraordinary Members are those who support the Association's activities, in particular by paying a higher membership fee. Honorary Members are persons who are appointed as such for special services to the Association.

§5 Membership requirements and processes

(1)Physical and legal persons may become Members of the Association.

(2)The Executive Board decides on the acceptance of Regular and Extraordinary Members. Acceptance can be refused without providing reasons. Until the Association is established, the provisional admission of Regular and Extraordinary members shall be carried out by the founders of the Association or, in the case of an already appointed Executive Board, by the latter. This membership shall only become effective upon the formation of the Association. If a Board of Directors is appointed only after the formation of the Association, the (definitive) admission of Regular and Extraordinary Members shall also be carried out by the founders of the Association until the Board of Directors assumes office.

(3)Appointment as an Honorary Member is made by the General Assembly at the request of the Executive Board.

§Section 6 Termination of membership

(1)Membership shall be terminated by death; in the case of legal entities, by loss of legal rights and identity; by voluntary resignation; and by exclusion.

(2)Resignation can only take place on 31  December of each year. The Board of Directors must be notified in writing at least one month in advance. If the notification is late, it shall only take effect on the next resignation date. The postmarked date of the notification will be the determining factor in decisions as to when the resignation will go into effect.

(3)The Executive Board may expel a Member if, despite two written reminders that set a reasonable grace period, the Member is more than six months in arrears with the payment of any membership fees. The obligation to pay lapsed, past-due membership fees remains unaffected.

(4)The exclusion of a Member from the Association may also be ordered by the Executive Board for gross violation of other membership obligations and for dishonourable behaviour.

(5)The withdrawal of Honorary Membership can be decided by the General Assembly for the reasons stated in paragraph (4) above at the request of the Executive Board.

§7 Rights and obligations of the Members

(1)Members are entitled to participate in all events organised by the Association and to use the Association's facilities. Ordinary Members and Honorary Members have the right to vote in the General Assembly as well as the right to vote and stand for election.

(2)Every Member is entitled to request that the Executive Board provide them with the Bylaws of the Association.

(3)At least one tenth of the Members may demand that the Executive Board convene a General Assembly.

(4)The Members shall be informed by the Executive Board about the activities and financial management of the Association at each General Assembly.If at least one tenth of the Members request this, stating reasons, the Executive Board must also provide the concerned Members with such information within four weeks.

(5)The Members shall be informed by the Executive Board about the audited financial statements (presentation of accounts). If this is done at the General Assembly, the auditors must be involved.

(6)Members are obliged to promote the interests of the Association to the best of their ability and to refrain from doing anything that could jeopardise the reputation and purpose of the Association. Members must observe the Bylaws of Association and the resolutions of the Association's bodies. Regular and Extraordinary Members are obliged to pay any fees to join and any recurring membership fees punctually in the amount decided by the General Assembly.

§8 Administration of the Association

The bodies of the Association are the General Assembly (see § 9 and §10), the Executive Board (see § 11 to § 13), the Auditors (see §14) and the Court of Arbitration (see § 15).

§9 The General Assembly

(1)The regular General Assembly shall take place every four years.

(2)A special General Assembly shall be held within four weeks of a resolution by the Executive Board or by the regular General Assembly, or at the written request of at least one tenth of the members, or at the request of the auditors.

(3)All Members must be invited to both regular and special General Assemblies in writing, by fax or by e-mail (to the fax number or e-mail address provided to the Association by the member) at least two weeks before the date of the meeting. The General Assembly must be convened, stating the agenda. The meeting shall be convened by the Executive Board.

(4)Motions for the General Assembly must be submitted to the Executive Board in writing at least three days before the date of the General Assembly.

(5)Valid resolutions - with the exception of those on a motion to convene a Special General Meeting - can only be passed when they appear on the agenda.

(6)All Members are entitled to participate in the General Assembly. Regular Members and Honorary Members are entitled to vote.  Each Member has one vote. Legal entities are represented by an authorised representative. The transfer of voting rights to another member by means of a written authorisation is permitted.

(7)The General Assembly has a quorum regardless of the number of Members present.

(8)Elections and resolutions at the General Assembly are generally passed by a simple majority of votes. However, resolutions to amend the Bylaws of the Association or to dissolve the Association require a qualified majority of two thirds of the valid votes cast.

(9)The General Assembly shall be chaired by a member of the Executive Board designated in advance by the Executive Board or, in their absence, by their deputy, also designated in advance by the Executive Board.

§10 Responsibilities of the General Assembly

The following tasks are reserved for the General Assembly:

  • Passing of resolutions on the budget;
  • Receipt and approval of the annual report and the financial statements;
  • Election, appointment and dismissal of the members of the Executive Board and the auditors;  authorisation of legal transactions between members of the Executive Board and auditors connected with the Association;
  • Discharge of the Executive Board;
  • Determinination of the amount of any joining fee and any membership fees for Regular and Extraordinary Members;
  • Awarding and revoking of Honorary Membership;
  • Passing of resolutions on amendments to the Bylaws of the Association and the voluntary dissolution of the Association;
  • Consultation and resolution on other matters on the agenda.

§11 The Executive Board

(1)The Executive Board consists of at least two members.

(2)The Executive Board is elected by the General Assembly. If an elected member resigns, the Executive Board has the right to co-opt another eligible member in their place, for which subsequent authorisation must be obtained at the next General Assembly. If the Executive Board is unable to fulfill its duties at all or for an unforeseeably long period of time without co-opting another eligible member to take their place, each auditor is obliged to immediately convene a special General Assembly for the purpose of electing a new Executive Board. If the auditors are also unable to act or are not available, every Regular Member who recognises the emergency situation must immediately apply to a relevant and funtioning court to appoint a trustee who must immediately convene a special General Assembly.

(3)The term of office of the Board of Directors is four years. Re-election is possible.

(4)The Executive Board shall be convened in writing or verbally by a member designated in advance by the Executive Board. If this member is unable to attend for an unforeseeable period of time, any other member of the Executive Board may convene the Executive Board.

(5)The Executive Board shall constitute a quorum if all its members have been invited and at least two members are present.

(6)The Executive Board passes its resolutions by a simple majority of votes. If the Executive Board consists of only two persons or if only two members of the Executive Board participate in the meeting of the Executive Board, it shall pass its resolutions unanimously.

(7)The meeting shall be chaired by a member of the Executive Board appointed by the Executive Board or, if they unable to attend, by their deputy.

(8)Apart from death and expiration of the term of office, the term of a member of the Executive Board shall expire through dismissal (see §11 para. 9) and resignation (see § 11 para. 10).

(9)The General Assembly may dismiss the entire Executive Board or individual members at any time. The dismissal shall take effect with the appointment of the new Executive Board or Executive Board member.

(10)The members of the Executive Board may resign in writing at any time.The declaration of resignation must be addressed to the ExecutiveBoard or, in the case of the resignation of the entire ExecutiveBoard, to the General Assembly. The resignation only becomes effective upon the election or co-optation (see § 11 para. 2) of a successor.

§12 Responsibilities of the Executive Board

The Executive Board is responsible for managing and conducting the day-to-day business of the Association. It is the "governing body" in accordance with the Association Act 2002 and is responsible for all tasks that are not assigned to another body of the Association by the Bylaws of Association. In particular, the following matters fall within its purview:

  • Preparation of the annual budget and the annual report and financial statements;
  • Preparation of the General Assembly;
  • Convening of  the regular and special General Assembly;
  • Management of the Association's assets;
  • Informing the members of the Association about the Association's activities, the Association's accounts and the audited financial statements;
  • Admission and expulsion of members of the Association;
  • Admission and cancellation of employees of the association.
  • The Executive Board may entrust one person with the management of day-to-day business; this person must be provided with the necessary powers of attorney by the persons named in § 13 Para. 1.
  • Resolutions on shareholdings in corporations

§13 Special duties of individual members of the Executive Board

(1)The Executive Board represents the Association externally. Written documents of the Association require the signatures of all members of the Executive Board to be valid. Activities in financial matters (=asset dispositions) require the signatures of all members of the Executive Board in order to be valid. Legal transactions between a member of the Executive Board and the Association (internal transactions) also require the authorisation of the other Executive Board members not involved in the transaction in order to be valid. If the transaction constitutes an internal transaction for all members of the Executive Board, the approval of the General Assembly is required.

(2)Legal authorisations to represent the Association externally or to sign for Association can only be granted by the functionaries named in § 13Para. 1.

(3)In the event of imminent danger, the Executive Board is authorised to make independent decisions under its own responsibility, even in matters that fall within the purview of the General Assembly; however, such decisions require subsequent approval by the responsible body of the Association.

(4)The member of the Executive Board designated in advance by the Executive Board shall chair the General Assembly and the Executive Board; in the event of their absence, their deputy shall also be designated in advance by the Executive Board.

§14 The auditors

(1)The two auditors shall be appointed by the General Assembly for a term of four years. Reappointment is possible.

(2)The auditors are responsible for the ongoing business control and the review of the financial statements. They must report to the General Assembly on the results of the audit.

(3)In all other respects, the provisions related to the appointment, dismissal, and resignation of all the administrative bodies apply analogously to the auditors (§11 para. 3, 8, 9 and 10 last sentence).

§15 The arbitration tribunal

(1)The Association's internal arbitration tribunal is appointed to settle all disputes arising from the Association's relationship.

(2)The arbitration tribunal shall be composed of three Regular Members of the Association. It is formed in such a manner that one party to the dispute nominates a Member as arbitrator in writing to the the Executive Board. Within seven days of this nomination, upon request by the Executive Board, the other party to the dispute shall nominate another Member to the arbitration tribunal within 14 days. After notification by the Executive Board within seven days, the nominated arbitrators shall elect a third Regular Member to chair the arbitration tribunal within the subsequent 14 days. In the event of a tie, the nominees shall be chosen by drawing lots.

(3)The arbitration tribunal shall reach its decision with a simple majority of votes in the presence of all its members. It shall decide to the best of its knowledge and belief. Its decisions are final within the Association.

§16 Dissolution of the Association

(1)The voluntary dissolution of the Association can only be decided in a General Assembly and only with a two-thirds majority of the valid votes cast.

(2)This General Assembly shall also decide on the liquidation of the Association, provided that the Association has assets. In particular,it shall appoint a liquidator and decide to whom the liquidator shall transfer the remaining assets of the Association after covering the liabilities.

(3)In the event of the dissolution of the Association or if the previously designated purpose of the Association ceases to exist, the remaining assets of the association after covering the liabilities shall be used for charitable, benevolent, or ecclesiastical purposes in accordance with §§ 34 ff of the Federal Fiscal Code and, as much as possible and permitted, shall be allocated to institutions that pursue the same or similar purposes as this Association.

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